Entscheidungen zum Datenschutzrecht · 06. September 2019

Auskunftsrecht und Akteneinsicht

Die DSB hat am 18.04.2019 (DSB-D122.913/0001-DSB/2019) zur Frage eines Auskunftsersuchens entschieden. Der Auskunftswerber wollte Auskunft über den Inhalt einer vertraulich zu behandelnden Anzeige bei einer Verwaltungsbehörde.

Der Sachverhalt

Der Beschwerdeführer war bereits im Jahr 2017 mit einer Anzeige wegen mangelhafter Elektroinstallationen konfrontiert. Der Anzeigenleger hat um vertrauliche Behandlung seiner Anzeige ersucht. Das Verfahren wurde von der zuständigen Behörde nach Ermittlungen eingestellt.

Im Rahmen des Verwaltungsverfahrens hat der Beschwerdeführer nach Einstellung des Verfahrens Einsicht genommen, aber diejenigen Aktenteile, die den Namen des Anzeigenlegers enthalten haben, waren gem. § 17 Abs 3 AVG von der Einsicht ausgenommen, und wurden dem Beschwerdeführer daher nicht übermittelt.

Der Beschwerdeführer hat daher den Namen oder sonstige personenbezogene Daten des Anzeigenlegers nicht erfahren, obwohl er am 14.5.2017 den gesamten Akt per Post erhalten hat.

Er wandte sich daher – vor Geltungsbeginn der DSGVO – mit Beschwerde vom 27.4.2018 an die DSB, die das Verfahren nach der DSGVO fortgeführt hat.

Die Entscheidung

Gegenüberstellung der anwendbaren Bestimmungen

Die DSB stellt § 17 AVG und Art 15 DSGVO gegenüber, wobei insbes. § 17 Abs 3 AVG im Bescheid zitiert wird, wonach Aktenbestandteile von der Akteneinsicht ausgenommen sind, insoweit deren Einsichtnahme eine Schädigung berechtigter Interessen einer Partei oder dritter Personen oder eine Gefährdung der Aufgaben der Behörde herbeiführen oder den Zweck des Verfahrens beeinträchtigen würde.

Der Beschwerdeführer argumentiert, dass ihm eine Kopie der E-Mail-Anzeige des Anzeigenlegers (samt Fotos) nicht zur Verfügung gestellt wurde, und daher eine unvollständige Auskunft vorliegt.

Rechtsprechung zu § 26 DSG 2000 und Aktenbestandteilen

Die DSB verweist darauf, dass nach der bisherigen Rechtsprechung eine Kopie von konkreten Aktenbestandteilen grundsätzlich nicht zusteht. (vgl. DSK-Bescheid, GZ K120.810/005-DSK/2001, DSK-Bescheide, GZ K121.803/0008-DSK/2012, GZ K121.340/0006-DSK/2008, DSB-Bescheide GZ DSB-D122.299/0003-DSB/2015, GZ DSB-D122.215/0004-DSB/2014).

„Zum einen wurde dies damit begründet, dass § 26 Abs. 1 DSG 2000 und die Verfassungsbestimmung des § 1 Abs. 3 Z 1 DSG 2000 auf personenbezogene Daten eines Betroffenen beschränkt sind, die zur automationsunterstützten Verarbeitung oder zur Verarbeitung in manuellen Dateien (etwa Karteisystemen) bestimmt sind.

Zum anderen bestand - gestützt auf die zitierte Verfassungsbestimmung und § 26 Abs. 1 DSG 2000 - weder ein Recht auf Auskunft über Daten Dritter, noch ein durchsetzbares Recht auf Erhalt von Urkundenkopien.“

Art 15 DSGVO & Akten und Aktensammlungen bzw. deren Inhalten
Im konkreten Fall ist Art. 15 DSGVO („Auskunftsrecht der betroffenen Person“) maßgeblich.

„Die DSGVO selbst erwähnt Akten und Aktensammlungen (noch davon ausgehend, dass es sich um Papierakten handelt) in ErwGr. 15 letzter Satz, wobei diese Papierakten lediglich dann nicht unter die DSGVO fallen sollen, wenn das Kriterium des Dateisystems nicht erfüllt ist, somit eine Ordnung nach bestimmten Kriterien (sohin zumindest zwei Kriterien) nicht vorhanden ist.
E contrario ist zu schließen, dass auf elektronische Akten – wie sie unter anderem auch die Beschwerdegegnerin verwendet – jedenfalls die DSGVO anwendbar ist.“

Die DSB verweist explizit auf ErwGr. 63 2. Satz DSGVO. In diesem Erwägungsgrund ist erwähnt, dass auch der Inhalt von Akten grundsätzlich vom Auskunftsrecht umfasst ist, sich dies aber auf die „eigenen“ personenbezogenen Daten bezieht (arg. „Dies schließt das Recht betroffener Personen auf Auskunft über ihre eigenen gesundheitsbezogenen Daten ein, etwa Daten in ihren Patientenakten, die Informationen wie beispielsweise Diagnosen, Untersuchungsergebnisse, Befunde der behandelnden Ärzte und Angaben zu Behandlungen oder Eingriffen enthalten“).

Recht auf Kopie
Art. 15 Abs. 3 DSGVO verpflichtet den Verantwortlichen einer auskunftsersuchenden Person eine Kopie der personenbezogenen Daten zur Verfügung stellt.

Beschränkungen des Auskunftsrechts
Art 15 Abs. 4 DSGVO schränkt dieses Recht ein, und zwar dadurch, dass durch die Auskunftserteilung die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigt werden dürfen.

Auskunft über Inhalt von Urkunden und Aktenbestandteilen

„Aus alledem ist abzuleiten, dass nunmehr mittels eines Auskunftsbegehrens grundsätzlich auch Auskunft über den Inhalt von Urkunden und Aktenbestandteilen begehrt werden kann.“

Beschränkung auf eigene Daten
Diese Auskunft ist nach der Ansicht der DSB - wie schon bisher - auf eigene Daten beschränkt.

Es sind daher Daten zu beauskunften und auch Urkunden (als Kopie) zur Verfügung zu stellen, die dem Wortlaut des Art. 15 Abs. 1 DSGVO zufolge, „sie [dh. die betroffene Person] betreffende personenbezogene Daten“ sind.

„Daher besteht grundsätzlich auch weiterhin kein Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten Dritter, soweit im Einzelfall nicht besondere Gründe dafürsprechen (vgl. dazu bspw. den Bescheid vom 6. Juni 2018, GZ DSB-D122.829/0003-DSB/2018).

Darüber hinaus normiert Art. 15 Abs. 4 DSGVO die weitere Beschränkung, dass der Erhalt einer Kopie der personenbezogenen Daten jedenfalls die Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeinträchtigen darf.

Wenn daher ein zu beauskunftendes Dokument (eine „Kopie“) Daten Dritter enthält, ist eine Güterabwägung durchzuführen und sind die Daten Dritter nur dann preiszugeben, wenn die Gründe für die Beauskunftung die Gründe für die Geheimhaltung überwiegen.

Im vorliegenden Fall bestand der ausdrückliche Wunsch des Anzeigenlegers auf vertrauliche Behandlung seiner Anzeige. Überwiegende Gründe, die einer Beauskunftung gegenüber der Geheimhaltung den Vorrang geben würden, wurden vom Beschwerdeführer nicht vorgebracht.“

Im Rahmen des Auskunftsrechtes sind daher auch Inhalt (Kopien) aufgrund des Art 15 Abs 3 DSGVO zu beauskunften, dh der auskunftswerbenden Person zur Verfügung zu stellen.

Güterabwägung zwischen Daten Dritter und Daten der auskunftsersuchenden Person

Wenn diese Inhalte (Kopien) Daten Dritter enthalten, dann ist vor der Auskunftserteilung eine Güterabwägung durchzuführen.

Die Daten dritter Personen sind nur dann offenzulegen bzw. zu übermitteln, wenn die Gründe für die Beauskunftung die Gründe für die Geheimhaltung überwiegen. Im entschiedenen Fall war diese Güterabwägung mE relativ einfach, da das Verwaltungsverfahren, dass der Anzeigenleger angestoßen hatte, eingestellt wurde, und daher die Vertraulichkeit der Anzeige höher wog, als das Interesse des Beschwerdeführers, den Namen des Anzeigenlegers zu erhalten.

In anders gelagerten Fällen wird diese Güterabwägung wesentlich komplexer sein, zB wenn die auskunftsersuchende Person an sich die personenbezogenen Daten der dritten Personen (zB deren E-Mail-Adresse oder Kontaktdaten) ohnehin kennt.

Eine Übersicht zur deutschen Rechtsprechung zum Recht auf Kopie finden Sie bei RA-Kollegen Tim Wybitul von Latham & Watkins auch in einem Client-Alert, wobei auch auf das Urteil des LAG Baden-Württemberg vom 20. Dezember 2018 Bezug genommen wird, aus dem sich ergibt, dass der Verantwortliche eine Pflicht hat, die Daten des Dritten, die von der Auskunft nicht umfasst sein dürfen, unkenntlich zu machen, dh zu schwärzen.