Hier finden Sie eine Zusammenfassung der Informationen, die die CNIL auf der Website am 25.04.2022 veröffentlichte.
Welche Möglichkeiten gibt es?
Die Aufzeichnung von Telefongesprächen zum Zwecke des Nachweises des Vertragsschlusses ist gestattet, soweit dies erforderlich ist.
Daher muss ein Verantwortlicher, der Telefongespräche zu Beweiszwecken aufzeichnen möchte, darlegen, dass es keine anderen (gelinderen) Mittel gibt, um den Vertragsabschlussvorgang nachzuweisen
Daher ist es notwendig, Verträge, die mündlich geschlossen werden können, von solchen zu unterscheiden, für die die Vereinbarung notwendigerweise durch einen schriftlichen Vertrag zustande kommen muss.
Der Grundsatz
Die Aufzeichnung muss zum Nachweis des Vertragsschlusses erforderlich sein.
Bei schriftlichen Verträgen ist eine Aufzeichnung üblicherweise nicht erforderlich.
Im Fernabsatzbereich besteht die Verpflichtung, den Vertragstext auf einem dauerhaften Datenträger zur Verfügung zu stellen (zB § 5 (1) FAGG; § 6 Abs 1 FAGG), sodass mE in diesem Bereich, inbes. daher beim Vertrieb über das WWW keine Notwendigkeit besteht, den Vertragsabschluss durch Aufzeichnung zu dokumentieren.
Bei Verträgen, die auch mündlich geschlossen werden können, ist, sofern eine Gesprächsaufzeichnung zulässig erscheint, jedenfalls der Grundsatz der Datenminimierung zu beachten.
Schlussfolgerung daraus:
Lediglich telefonische Gespräche zum Vertragsschluss dürfen aufgezeichnet werden.
Der Verantwortliche muss daher Mechanismen bereitstellen, um das Telefongespräch erst ab dem Zeitpunkt aufzuzeichnen, an dem sich sein Gegenstand eindeutig auf den Abschluss eines Vertrages bezieht.
Der relevante Teil des Gesprächs darf nur in Ermangelung eines anderen Beweismittels für das Zustandekommen des Vertrages oder seiner Durchführung, wie beispielsweise einer schriftlichen Bestätigung, aufgezeichnet werden .
Die Aufzeichnung eines Telefongesprächs kann standardmäßig nicht automatisiert für alle Telefonate und für alle Gespräche vorgenommen werden. Konkret könnte der Operator des Telefongespräches die Aufzeichnung insbesondere nur dann manuell auslösen, wenn der Zweck des Gesprächs ein anderweitig nicht beweisbarer Vertragsschluss ist.
Verarbeitung der personenbezogener Daten, die auf die Vertragsdurchführung gestützt werden kann
Bei einem telefonischen Vertragsschluss können die Aufzeichnungen der Telefongespräche auf Grundlage der Rechtsgrundlage des Vertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) verarbeitet werden. Informationen über die Möglichkeit, den Vertrag gegebenenfalls auf anderem Wege (in der Filiale, online, postalisch etc.) abzuschließen, wären in diesem Fall zwingend erforderlich, damit eine Aufzeichnung des Telefonats als für den Vertragsschluss erforderlich angesehen werden kann.
gesetzliche Aufzeichnungspflichten
In einigen Fällen ist die Aufzeichnung von Telefongespräche ausdrücklich gesetzlich vorgesehen, insbesondere bei bestimmten Finanztransaktionen.
Datenschutzrechtliche Vorgaben
Informationspflicht
Die von der aufzeichnungen betroffenen Personen (Interessenten, Kunden, Mitarbeiter, Dienstleister) müssen in transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form in klaren und einfachen Worten über die Art und Weise der Verarbeitung der sie betreffenden Daten informiert werden.
Die französiche Datenschutzbehörde CNIL empfiehlt, diese Datenschutzinformation in zwei Schritten iSe einer "layered privacy notice" bereitzustellen:
-
durch mündliche Erwähnung zu Beginn des Gesprächs unter Angabe des Vorhandenseins des Geräts, des verfolgten Zwecks, der
gegebenen Möglichkeit des Vertragsschlusses auf anderem Wege ohne Aufzeichnung des Gesprächs (in der Filiale, online, per Post , etc.) und das Recht der Person, auf die Telefonaufzeichnungen
zuzugreifen (siehe unten zum Zugriffsrecht).
- durch einen Verweis auf eine Website (und beispielsweise eine Registerkarte „Rechtliche Hinweise“) oder eine Schaltfläche „Rechtliche Hinweise / Datenschutzinformation“ am Telefon, um umfassende Informationen iSd Art 13 DSGVO zu erhalten.
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