Whistleblowing - interner Meldekanal - Mitarbeiteranzahl

Ein interner Meldekanal ist ab einer bestimmten Anzahl von Mitarbeiter*Innen vorzusehen. 

 

Die Fristen dafür sind unterschiedlich. 

 

Wie wird die Mitarbeiter*Innenanzahl berechnet?

Im HinweisgeberInnenschutzgesetz, welches seit Sommer 2022 im Entwurf vorliegt, wird in Einklang mit der EU-Richtlinie zum Schutz von Hinweisgebern für bestimmte Organisationen ein sog. interner Meldekanal für die Entgegennahme von Meldungen verpflichtend vorgeschrieben. 

 

 

Wer ist verpflichtet, ab welchem Zeitpunkt einen internen Meldekanal einzurichten?

Die gesetzliche Reglung (§ 11 Abs 1 HSchG) normiert, dass "Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Rechts mit 50 oder mehr Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern oder Bediensteten sowie Unternehmen und juristische Personen des öffentlichen Rechts in den in § 3 Abs. 2 genannten Bereichen sind verpflichtet, die Hinweisgebung intern in einer Weise zu ermöglichen, die Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber dazu anregt, Hinweise der internen Stelle gegenüber einer externen Stelle bevorzugt zu geben."

 

Die RL spricht jedoch immer von "juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts", und damit ist nicht ganz klar, ob zB Personengesellschaften des Handelsrechts (OG, KG) mitumfasst sind, oder nicht. Nach dem Entwurf des HSchG wird dies wohl zu bejahen sein, da dieser den sachlichen Anwendungsbereich mit "Unternehmen" einer bestimmten Größe (bzw. Mitarbeiter*Innenanzahl) normiert

 

Für die Einrichtung von internen und externen Stellen gilt eine Übergangsfrist von sechs Monaten ab dem Inkrafttreten dieses Bundesgesetzes.

 

Gemäß § 28 (2) HSchG tritt § 11 hinsichtlich der Unternehmen und juristischen Personen mit weniger als 250 Beschäftigten am 18. Dezember 2023 in Kraft.

 

Aus dieser relative komplizierten Gesetzeslage ist Folgendes in Bezug auf den sog. internen Meldekanal abzuleiten:

 

1. Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeiter*Innen sind (grundsätzlich) nicht verpflichtet, einen internen Meldekanal einzurichten.
   
   
2. Unternehmen aus dem Bereich des § 3 (2) HSchG sind unabhängig von der Mitarbeiter*Innenanzahl verpflichtet, einen internen Meldekanal, jedoch erst 6 (sechs) Monate nach Inkrafttreten des HSchG, einzurichten. Davon sind insbes. Unternehmen im Bereich der Finanzdienstleistungen betroffen, die zB den Regelungen zur Geldwäscheprävention und/oder Verhinderung der Terrorismusfinanzierung unterliegen, sowie diejenigen, die im Bereich der Verkehrssicherheit und Umweltschutz tätig sind. Nach der Stellungnahme der WKÖ zum HSchG sind davon insbes. betroffen, sofern es sich nicht um Einzelunternehmen (Ansicht der WKÖ)handelt: 
   
   

Versicherungsvermittler (§ 137 GewO 1994)

Versicherungsvermittler in Nebentätigkeit (§ 137 Abs. 3 GewO 1994)

Vermögensberater (§ 136a GewO 1994)

Wertpapiervermittler (§ 136b GewO 1994)

Immobilienmakler (§ 117 Abs. 2 GewO 1994)

Alle gewerblichen Verpflichteten aufgrund der Maßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung (§§ 365m ff. GewO 1994)

Bilanzbuchhaltungsberufe (§ 1 BiBuG 2014) 

1. Unternehmen von 50 bis 250 Mitarbeiter*Innen sind verpflichtet, ab 18.12.2023 über einen internen Meldekanal zu verfügen.
   
   
2. Unternehmen ab 250 Mitarbeiter*Innen sind verpflichtet, unverzüglich zu handeln, und müssen innerhalb von 6 (sechs) Monaten nach Inkrafttreten des HSchG eingerichtet haben.
   
   

Wie wird die Mitarbeiter*Innenanzahl berechnet?

Im Entwurf zum HSchG findet sich eine gesetzliche Regelung, die die Mitarbeiter*Innenanzahl (bzw. die Grenze) zu berechnen ist. Diese Regelung stellt auf das Kalenderjahr ab (!). 

 

Wird die (gesetzliche) Mindestanzahl von 50 oder 250 Mitarbeiter*Innen erreicht, dann besteht (entweder früher: sechs Monate nach Inkrafttreten oder später: 18.12.2023) die Verpflichtung, einen internen Meldekanal einzurichten.

 

Die Bezugsgröße wird im vorangegangenen Kalenderjahr ermittelt. Maßgeblich ist die durchschnittliche Anzahl der Beschäftigten während jener drei Monate des vorangegangenen Kalenderjahres, in denen jeweils der höchste Beschäftigungsstand gegeben war (ist). 

 

Da wohl davon auszugehen ist, dass die Verpflichtung auch für "große" Unternehmen (ab 250 Mitarbeiter*Innen) erst im Jahr 2023 in Kraft treten wird, ist das "Bezugsjahr" das Kalenderjahr 2022 (auch für die "kleinen" Unternehmen (50 bis 249 Mitarbeiter*Innen).

 

Wurde in mindestens drei Monaten des Kalenderjahres 2022 die Anzahl der Mitarbeiter*Innen von 50 überschritten, dann besteht die Verpflichtung zur Einrichtung des internen Meldekanals ab 18.12.2023. Wurde die Anzahl von 250 Mitarbeiter*Innen überschritten, dann tritt die Verpflichtung mit großer Wahrscheinlichkeit (abhängig von der Gesetzeswerdung) etwas früher ein.

 

In Unternehmen und juristischen Personen des öffentlichen Rechts mit wechselnder, insbesondere mit saisonal schwankender Anzahl der Beschäftigten ist die Mindestanzahl gemäß Abs. 1 aufgrund der durchschnittlichen Anzahl der Beschäftigten während jener drei Monate des vorangegangenen Kalenderjahres zu ermitteln, in denen der höchste Beschäftigtenstand gegeben war.

 

 

Wie werden Teilzeitbeschäftigte berücksichtigt?

 

Dazu findet sich keinerlei Hinweis im Gesetz.

 

Ausgehend davon, dass auch in der EU-Richtlinie keinerlei Berücksichtigung und/oder Gewichtung von teilzeitbeschäftigten Personen enthalten ist, gehe ich davon aus, dass es sich um eine reine "Kopfanzahl" handelt. Unabhängig von der Stundenanzahl, die die Mitarbeiter*Innen zählt ausschließlich der "head-count" ohne Berücksichtigung der Personenstunden.

 

Es wird daher nicht auf VZÄ (Vollzeitäquivalente) sondern ausschließlich auf die Personenanzahl abzustellen sein.

 

Unternehmensgruppen oder Konzerne?

In einem Konzern oder eine Unternehmensgruppe ist mE immer nur die konkrete juristische Person zu berücksichtigen und die Mitarbeiter*Innenanzahl derselben als Bezugsgröße heranzuziehen. Es ist mE nicht auf die Frage der Konsolidierung (steuerlich) oder das Merkmal von verbundenen Unternehmen iSd 189a Z 8 UGB abzustellen.

 

 

Wir beraten Sie gerne bei der Implementierung eines internen Meldekanals oder der Prüfung, ob ein derartiger Meldekanal notwendig (weil verpflichtend) ist oder aus anderen Gründen (Compliance als Instrument der Unternehmenssteuerung und/oder des Marketing) sinnvoll sein kann.

 

Wir betreiben auch Meldekanäle für unsere Kunden (als externer Dienstleister mit Verschwiegenheitsverpflichtung) über die Rechtsanwalts-kanzlei, mit der wir zusammenarbeiten.